Pourquoi est-il intéressant de mutualiser son DPO ?
Le non respect du Règlement Général sur la Protection des Données peut donner suite à de lourdes sanctions pour votre entreprise. Afin de mettre en place une bonne gestion des données collectées au sein de votre organisme, il existe plusieurs solutions.
La première consiste à nommer un Data Protection Officier (DPO). Obligatoire pour certaines entreprises, le DPO permet de sécuriser le traitement des informations à caractère personnel, et de veiller à la bonne gestion de ces dernières.
Les conditions de recrutement et les missions du DPO sont prévues par les articles 37, 38 et 39 du Réglement Général sur la Protection des Données.
Souvent constitués d'une maison mère et de filiales, les groupes d'entreprises ont la possibilité de faire appel à un DPO mutualisé si et seulement si, ce dernier est facilement joignable par toutes les entreprises.
En tant que groupe d'entreprise, vous avez la possibilité de nommer un DPO interne ou un DPO externe en qualité de DPO mutualisé. Il est également intéressant pour les collectivités publiques de petite taille de désigner un DPO mutualisé.
Vous êtes dans l’obligation de faire appel à un DPO ? Vous souhaitez sécuriser la gestion des données au sein de votre groupe d'entreprises ? Opter pour la mutualisation de ce service est une solution intéressante.
Un DPO mutualisé pour les groupes d'entreprises
Avoir recours à un DPO en interne peut représenter un coût élevé pour les entreprises de petite taille. En outre, le choix du DPO, ses attributions et ses conditions d’exercice font l’objet d’une règlementation très précise.
Les entreprises qui décident d’employer un salarié DPO à plein temps se confrontent parfois à de nombreuses difficultés : manque de connaissances juridiques, coût élevé, manque de temps...
C’est pourquoi, faire appel à notre cabinet de consulting RGPD s’avère être une solution pertinente.
En partageant ce service avec d’autres filiales, vous optimisez vos coûts. A l’inverse d’un salarié employé à temps plein, nos équipes remplissent leurs missions sur la base d’un contrat de service, adaptées aux besoins et à la configuration de votre entreprise.
Opter pour un DPO mutualisé pour les groupes d'entreprises vous permet de bénéficier de tarifs attractifs, tout en vous assurant un accompagnement complet et adapté.
Quelles sont les missions d'un DPO mutualisé ?
Les fonctions et les missions du DPO mutualisé sont fixées par les articles 38 et 39 du RGPD. Elles sont donc les mêmes pour tous les professionnels.
Ces professionnels sont issus d’une nouvelle génération de métiers, destinés à renforcer la protection de la vie privée. Dans une entreprise, ils pilotent toutes les procédures relatives au respect des règlementations en matière de protection des données à caractère personnel. Ils s’assurent de la conformité du traitement des données numériques et conseillent le personnel.
Les DPO sont considérés comme les interlocuteurs privilégiés des autorités compétentes qui s’assurent périodiquement de la régularité de l’organisation en matière de RGPD.
Le DPO s’assure du respect des bonnes pratiques. Il accompagne les groupes d'entreprises dans la mise en place des mesures adéquates et conseille les différents services (Ressources Humaines, communication...) afin d’assurer la cohérence des décisions prises.
Dans le cadre de la prestation de DPO mutualisé, nos experts remplissent plusieurs missions :
- Former et accompagner le personnel sur les dispositions RGPD en vigueur et les bonnes pratiques
- Surveiller la gestion des données personnelles, identifier les possibles failles et en informer les dirigeants afin de mette en place des mesures adaptées
- Assurer une veille et une permanence, afin de traiter toute demande relative à la gestion des données personnelles par les usagers
- Conseiller et accompagner les services Ressources Humaines dans la gestion des données numériques du personnel et des utilisateurs.
Nos équipes sont amenées à effectuer de nombreux rapports. Ces analyses ont pour but de sensibiliser le personnel et d’informer les chefs d’entreprises sur la bonne gestion des données, ses enjeux et sa mise en oeuvre. Il peut s’agir, par exemple, d’effectuer des audits RGPD complets, afin de détecter les éventuelles failles et prévenir les manquements à la loi.