Pourquoi réaliser un audit RGPD de votre service commercial ?
Bien que nécessaire pour le respect de la vie privée des citoyens, le Règlement Général sur la Protection des Données est devenu une réalité avec de lourdes conséquences pour les entreprises en termes de responsabilité.
Entré en vigueur en 2018, ce règlement européen régit le traitement des données personnelles selon des normes strictement définies. Une donnée personnelle s’entend comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Le RGPD s’impose à tous les organismes privés, aux collectivités et aux associations collectant des données à caractères personnel.
En tant que responsable commercial, il est important de mettre en conformité votre service afin d’éviter les sanctions pour cela la première étape consisite à la réalisation d'un audit commercial RGPD.
Le service commercial est le premier point de collecte des informations relatives aux clients. Coordonnées, âge, centres d’intérêt, critères au contrat souscrit… le fichier client s’enrichit régulièrement de données.
L’audit commercial RGPD vous informe et démontre rapidement si vos procédures sont conformes à la réglementation. Il permet de répondre à un certain nombre de questions :
- Où en êtes-vous par rapport au RGPD ?
- Comment sont collectées et stockées les données ?
- Par quels supports transitent-elles ?
- Comment sont-elles protégées ?
- Quelles sont les procédures en place pour répondre aux demandes d’un client au sujet de ses données (modification, suppression) ?
Les étapes d'un audit commercial RGPD ?
C’est par un examen approfondi de vos processus et des flux de données que nous serons en mesure de vous délivrer les réponses à ces questions. L’audit commercial RGPD est structuré pour recueillir le maximum d’éléments nécessaires à l’analyse. Il s’articule autour d’un questionnaire à destination du responsable commercial ainsi que d’une interview.
Ces questions ont pour vocation de creuser en détail certains aspects de vos processus. Cela nous permet d’affiner les réponses concernant les documents, les supports et le système d’information qui traitent des données.
Ensuite, nous vous remettrons un rapport d'audit au format PDF qui détaille les points de conformité au RGPD et les points à améliorer. Il sert de base à l’élaboration du futur plan d’action, tenant compte des priorités par rapport à la nature des écarts constatés.
La complexité du dossier le rend difficile à appréhender lorsque l’entreprise ne dispose pas suffisamment de compétences en interne. Il devient alors avantageux de se faire accompagner dans la réalisation d’une mise en conformité en faisant appel à un DPO externalisé.
Notre cabinet RGPD Consulting vous propose un accompagnement personnalisé par l'un de nos DPO certifiés Bureau Veritas.
Les avantages de réaliser un audit commercial RGPD
Le premier bénéfice de la démarche RGPD est l’impact positif sur la confiance des clients. Pour le client, le respect de la vie privée est une notion sensible. La masse de données numériques est désormais colossale. Le consommateur est soumis à une pression publicitaire forte, qui le sollicite sans arrêt, souvent de manière intrusive.
Vos clients seront donc rassurés de voir que ses données personnelles font l’objet d’une gestion transparente dans un cadre normé, pour des usages définis.
Transformer cette réglementation en atout pour créer de la confiance auprès du client, cela contribue à améliorer l’image de votre marque et peut donc devenir un avantage concurrentiel pour votre entreprise.
L’audit commercial RGPD possède un second avantage : il démontre à vos collaborateurs et à vos sous-traitants l’importance de rester rigoureux dans la démarche car il peut être actionné à tout moment pour vérifier les écarts à la norme.
Grâce à un plan d’action ciblé, nous vous aidons à mettre en place les bonnes pratiques au sein du service commercial : démarchage commercial, demandes de données auprès des clients, stockage, exploitation de ces informations...
Plus de 160 000 notifications d’infractions ont été faites aux autorités au cours des 18 mois qui ont suivi l'entrée en vigueur du RGPD. Ce nombre est en constante augmentation. La conformité au RGPD engage votre responsabilité en tant que dirigeant et responsable commercial et doit devenir un sujet prioritaire sans délai.
Ne tardez pas à engager les actions nécessaires pour éviter d’éventuelles amendes. Nous sommes là en tant que partenaire commercial pour vous accompagner dans cette démarche à travers notre offre d’audit commercial RGPD.